Hằng ngày, các kế toán phải làm một khối lượng công việc khổng lồ bao gồm: ghi chép các nghiệp vụ, hoạt động phát sinh hằng ngày của doanh nghiệp; hệ thống các chứng từ kế toán vào sổ sách; tổng hợp các số liệu để lập báo cáo,… Các số liệu nhiều và phức tạp khiến cho công việc của kế toán luôn gặp khó khăn. Cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, phần mềm kế toán đã ra đời như một giải pháp tuyệt vời cho công tác quản trị tài chính.
1. Phần mềm kế toán là gì?
Hiểu một cách đơn giản, phần mềm kế toán là ứng dụng trong đó tích hợp các nghiệp vụ của nhân viên kế toán. Việc sử dụng giải pháp này sẽ giải quyết được các vấn đề về sổ sách kế toán, nhật kí của công ty, khai thuế, thu nợ, xử lí các khoản tiền mặt, thanh toán nợ và trả lương cho nhân viên. Đồng thời, phần mềm cũng giúp các doanh nghiệp trong việc làm các báo cáo tài chính và đưa ra dự báo tiền mặt khi cần thiết.
Phần mềm kế toán là gì? - Ảnh 1
Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử
Nói một cách dễ hiểu hơn, phần mềm kế toán giống như một công cụ giúp các nhân viên kế toán thực hiện các thao tác nghiệp vụ như ghi chép, tính toán, tổng hợp, xuất dữ liệu…một cách tự động, nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu đầu vào do nhân viên cung cấp.
Phần mềm kế toán có thể đáp ứng được đầy đủ mọi nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu cũng như phù hợp cho mọi lĩnh vực, ngành nghề, từ quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.
2. Lợi ích của phần mềm kế toán là gì?
Trong thời đại kỹ thuật số, kể cả doanh nghiệp nhỏ nhất cũng sẽ thu được nhiều lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán. Nó không chỉ giúp giảm thiểu lỗi của con người trong tính toán, mà còn giúp thu được những hiểu biết sâu sắc mà chúng ta khó mà thấy trong hình dạng giấy tờ, chẳng hạn như các dự báo doanh số trong quý tới, xác định mặt hàng tồn đọng, hoặc đâu là dịch vụ ít sinh lợi nhất.
Cụ thể là ứng dụng này sẽ giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi: doanh số, thu chi, công nợ. Doanh nghiệp có thể tính được lương, lợi nhuận, tiền thưởng cho nhân viên, phòng ban một cách tự động, nhanh chóng và chính xác hơn.
Việc nhập dữ liệu để tiến hành xử lý sẽ dễ dàng nhanh chóng hơn nhờ vào việc tự động hóa hầu hết các thao tác cơ bản. Người kế toán không phải xử lý thủ công, vừa mất thời gian vừa tốn công sức như trước kia nữa.
Phần mềm kế toán còn giảm khối lượng thời gian kế toán viên phải bỏ ra để ghi nhận các tài khoản và giảm chi phí kiểm toán bởi hệ thống bảo vệ tính chính xác của dữ liệu.
Bên cạnh đó, phần mềm còn cho phép lập hóa đơn nhanh chóng, chính xác và cải thiện thời gian xuất báo cáo đáng kể bởi báo cáo có thể lập trực tiếp trên phần mềm. Tất cả các tài liệu bao gồm hóa đơn, ghi chú tín dụng, đơn đặt hàng, báo cáo và bảng lương cũng có thể được tạo tự động.
Chính vì những lý do này, việc xác định được phần mềm kế toán là gì và những lợi ích mà nó đem lại sẽ giúp các kế toán viên và doanh nghiệp đưa ra sự đầu tư đúng đắn nhất.
