1. Kế toán tài sản cố định:
Trong một doanh nghiệp có quy mô bộ máy kế toán rõ ràng thì có thể có bộ phận kế toán tài sản cố định và nhiệm vụ của kế toán TSCĐ sẽ là tham gia kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố định theo quy định của nhà nước, lập các báo cáo về tài sản cố định của doanh nghiệp; kế toán tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng tài sản cố định nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của tài sản cố định.
Kế toán tài sản cố định
– Tổ chức kế toán ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một cách đầy đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển tài sản cố định, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng tài sản cố định.
– Kế toán tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản cố định và chế độ qui định.
– Tham gia lập dự toán sửa chữa lớn tài sản cố định, giám sát việc sửa chữa tài sản cố định.
– Kế toán hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, phòng, ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về tài sản cố định, mở các sổ sách cần thiết và hạch toán tài sản cố định đúng chế độ, đúng phương pháp.
– Kế toán tham gia kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố định theo quy định của nhà nước, lập các báo cáo về tài sản cố định của doanh nghiệp; tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng tài sản cố định nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của tài sản cố định.
2. Định nghĩa tài sản cố định:
- Hiện tại trong chúng ta vẫn còn nhằm lẫn về phân biệt sự khác nhau giữa Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ? Cách quản lý và theo dõi tài sản cố định và CCDC sao cho đúng và không bị thất thoát tài sản của Công ty.
- Những khoản chi phí nào thì được cộng vào giá trị của tài sản cố định mua vào và những chi phí nào thì không cộng vào mà hạch toán thẳng vào chi phí trong kỳ.
- Kế toán sử dụng những chứng từ gì để ghi tăng cũng như ghi giảm tài sản cố định và trích khấu hao tài sản cố định?.
- Phân biệt TSCĐ hữu hình và Công Cụ dụng cụ, vô hình, TSCĐ thuê tài chính?
- Nguyên giá tài sản cố định là gì? Được cấu tạo bởi những khoản chi phí gì?
- Chứng từ dùng để hạch toán kế toán trong các trường hợp tăng giảm tài sản cố định cũng như khấu hao tài sản cố định.
- Biết cách quản lý tài sản cố định đúng theo quy định của chế độ kế toán và pháp luật thuế để chi phí khấu hao được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
a. TSCĐ hữu hình: Để được ghi nhận là TSCĐ hữu hình, thì tài sản đó phải thỏa mãn đồng thời 4 tiêu chuẩn sau:
- Có hình thái vật chất và thuộc sở hữu của doanh nghiệp (thông qua hóa đơn đầu vào, hợp đồng mua bán, giấy chứng nhận quyền sử dụng)
- Tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có thời gian sử dụng trên 1 năm
- Có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên (theo TT45 từ 10/06/2013).
- Ví dụ: nhà xưởng, văn phòng, máy móc thiết bị có giá trị từ 30.000.000 triệu đồng trở lên.
b. TSCĐ vô hình: Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình giống như các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình, nhưng TSCĐ vô hình thì không có hình thái vật chất.
Ví dụ: Phần mềm ứng dụng, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý ...,bằng phát minh sáng chế, bản quyền tác giả, quyền sử dụng đất v.v...
c. TSCĐ thuê tài chính:
- Là tài sản mà bên cho thuê có sự chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu tài sản cho bên thuê. Tổng số tiền thuê của loại tài sản quy định tại hợp đồng thuê tài chính ít nhất phải tương đương với giá trị của tài sản đó tại thời điểm ký kết hợp đồng.
- Đối với doanh nghiệp đi thuê: phải trích khấu hao TSCĐ đi thuê như TSCĐ thuộc sở hữu của doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Và thực hiện đúng theo hợp đồng. Đồng thời chi phí thuê TSCĐ được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
- Đối với doanh nghiệp cho thuê: không trích khấu hao tài sản mà thực hiện theo hợp đồng cho thuê.
3. Nhiệm vụ của Kế toán TSCĐ:
- Quản lý và theo dõi số lượng tài sản cố định để không bị thất thoát bằng cách mở thẻ tài sản cố định. Mỗi tài sản cố định lập một mã.
- Ngoài ra, kế toán cần lập Biên bản kiểm kê TSCĐ nhằm xác định số lượng. Tuy nhiên, tùy theo tính chất của tài sản mà quy định kiểm kê vào cuối năm hay đột xuất.
- Trích khấu hao đầy đủ chi phí vào những bộ phận có liên quan của những tài sản tham gia vào SXKD.
- Bộ chứng từ của tài sản phải được lưu tại thẻ tài sản cố định (Vì phục vụ cho nhiều năm)
- Khi bàn giao tài sản cố định cho bộ phận nào sử dụng phải có biên bản bàn giao để quản lý tính hiện hữu của tài sản.
4. Kết cấu tài khoản, chứng từ sử dụng, ghi sổ kế toán:
4.1 Tài khoản: 211 – TSCĐ hữu hình Gồm các loại sau:
- Nhà cửa vật kiến trúc(2111)
- Máy móc thiết bị (2112)
- Phương tiện vận chuyển (TK 2113)
- Thiết bị dụng cụ quản lý (TK 2114)
- Tài khoản (TK 2115) – Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm: Phản ánh giá trị các loại TSCĐ là các loại cây lâu năm (Cà phê, chè, cao su, vườn cây ăn quả…) súc vật làm việc (Voi, bò, ngựa cày kéo…) và súc vật nuôi để lấy sản phẩm (Bò sữa, súc vật sinh sản…).
- TSCĐ khác (TK 2118)
NỢ TK 211 (Nguyên giá TSCĐ): tài sản cố định trong doanh nghiệp tăng trong kỳ được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau:
- Mua trả ngay, mua trả chậm
- Tự xây dựng
- Tự sản xuất
- Nhận góp vốn
Do đó, mỗi kiểu hình thành sẽ có các cách xác định nguyên giá khác nhau.
Trường hợp 1: Tăng do mua trả ngay, mua trả chậm
Trường hợp 1.1: Mua hàng trong nước
a.Xác định nguyên giá:
Căn cứ điều 2, điều 4 Thông tư 45/2013/TT-BTC và điều 1 Thông tư 28/2017/TT-BTC quy định cụ thể như sau:
- Cách xác định nguyên giá tài sản cố định hữu hình:
+ Nguyên giá tài sản cố định hữu hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có TSCĐ hữu hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
a.1. Xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình mua sắm (kể cả mua mới và cũ):
| Nguyên giá TSCĐ | = | Giá mua thực tế | + | Các khoản thuế | + | Các chi phí liên quan trực tiếp |
Trong đó:
- Giá mua thực tế phải trả (Là giá trên hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng).
- Các khoản thuế (Không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại)
- Các chi phí liên quan trực tiếp: là chi phí phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: lãi tiền vay phát sinh trong quá trình đầu tư mua sắm tài sản cố định; chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí nâng cấp; chi phí lắp đặt, chạy thử; Lệ phí trước bạ và các chi phí liên quan trực tiếp khác.
a.2. TSCĐ mua theo hình thức trao đổi:
- Nguyên giá TSCĐ mua theo hình thức trao đổi với một TSCĐ hữu hình không tương tự hoặc tài sản khác là giá trị hợp lý của TSCĐ hữu hình nhận về, hoặc giá trị hợp lý của TSCĐ đem trao đổi (Sau khi cộng thêm các khoản phải trả thêm hoặc trừ đi các khoản phải thu về) Cộng (+) các khoản thuế (Không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại), các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, như: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí nâng cấp; chi phí lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ (nếu có).
- Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua theo hình thức trao đổi với một TSCĐ hữu hình tương tự, hoặc có thể hình thành do được bán để đổi lấy quyền sở hữu một tài sản tương tự là giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình đem trao đổi.
b. Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng mua bán,
- Hoá đơn tài chính của việc mua tài sản
- Hoá đơn vận chuyển tài sản,
- Lệ phí trước bạ (nếu có),
- Phiếu xuất kho, Biên bản bàn giao tài sản giữa bên bán và bên mua
- Giấy báo nợ ngân hàng.
Trường hợp 2: Tài sản tăng do Công ty thuê ngoài xây dựng hoặc tự Xây dựng
a. Xác định nguyên giá
Nguyên giá TSCĐ HH hoàn thành do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành theo phương thức giao thầu là giá quyết toán công trình xây dựng theo quy định, cùng với các chi phí khác liên quan trực tiếp, và lệ phí trước bạ (nếu có).
b. Chứng từ sử dụng
- Biên bản nghiệm thu và hoàn thành
- Biên bản quyết toán công trình
- Hồ sơ hoàn công đưa vào sử dụng
- Hóa đơn đầu vào của việc xây dựng
- Hợp đồng về xây dựng
Trường hợp 3: Tài sản tăng do Cty tự sản xuất (Tiêu dùng nội bộ)
a. Xác định nguyên giá.
Tài sản cố định tự sản xuất tức là sản phẩm do công ty sản xuất, mà được xuất ra cho chính công ty sử dụng.
Nguyên giá TSCĐ là giá bán sản phẩm và các chi phí lắp đặt, chạy thử, chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa TSCĐ vào sử dụng.
b. Chứng từ sử dụng
- Phiếu đề xuất xuất tiêu dùng nội bộ của phòng ban, có sự xét duyệt của Ban lãnh đạo
- Phiếu xuất kho
- Biên bản bàn giao
- Hóa đơn GTGT
Trường hợp 4: Tăng do nhận góp vốn
a. Xác định nguyên giá
Nguyên giá TSCĐ nhận vốn góp liên doanh là giá trị theo đánh giá thực tế của của Hội đồng giao nhận, Các chi phí mà bên nhận phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ..
b. Chứng từ sử dụng
- Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh, hợp đồng liên doanh, liên kết
- Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp vốn
- Hoặc văn bản định giá của tổ chức có chức năng định gía theo quy định của Pháp luật, kèm theo Bộ hồ sơ nguồn gốc của tài sản.
CÓ TK 211 : giảm TSCĐ trong công ty có các trường hợp:
- Nhượng bán TSCĐ
- Thanh lý TSCĐ
Trường hợp 1: Giảm do nhượng bán TSCĐ:
a. Định nghĩa:
TSCĐ nhượng bán là những tài sản không cần dùng hay xét thấy sử dụng không hiệu quả.
b. Chứng từ sử dụng:
- Lập hội đồng thẩm định giá
- Thông báo công khai và tổ chức đấu giá
- Có hợp đồng mua bán
- Biên bản giao nhận tài sản cố định
- Hóa đơn tài chính
Trường hợp 2: Giảm do thanh lý TSCĐ
a. Định nghĩa:
TSCĐ thanh lý là những TSCĐ hư hỏng, không thể tiếp tục sử dụng được, những TSCĐ lạc hậu về kỹ thuật hoặc không phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh.
b. Chứng từ sử dụng:
Khi có TSCĐ thanh lý, đơn vị phải ra quyết định thanh lý, thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng thanh lý TSCĐ có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý TSCĐ theo đúng trình tự, thủ tục, trong chế độ quản lý tài chính và lập Biên bản thanh lý TSCĐ theo mẫu quy định. Biên bản lập thành 2 bản, 1 bản chuyển cho phòng kế toán theo dõi ghi sổ, 1 bản giao cho bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ.
4.2 TSCĐ vô hình:
Các nghiệp vụ tăng giảm liên quan đến TSCĐ vô hình tương tự như TSCĐ hữu hình.
4.3 TSCĐ thuê tài chính:
Nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài sản cố định thuê tài chính, Quy định tại TT105/2013 ngày 4/11/2003.
5. Khấu hao TSCĐ
5.1 Nguyên tắc thực hiện:
- Về nguyên tắc, mọi TSCĐ, BĐS đầu tư hiện có của doanh nghiệp có liên quan đến sản xuất, kinh doanh (gồm cả tài sản chưa dùng, không cần dùng, chờ thanh lý) đều phải trích khấu hao theo quy định hiện hành. Khấu hao TSCĐ dùng trong sản xuất, kinh doanh và khấu hao BĐS đầu tư hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ; khấu hao TSCĐ chưa dùng, không cần dùng, chờ thanh lý hạch toán vào chi phí khác (tk811).
- Các trường hợp đặc biệt không phải trích khấu hao (như TSCĐ dự trữ, TSCĐ dùng chung cho xã hội…), doanh nghiệp phải thực hiện theo chính sách tài chính hiện hành. Đối với TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc dùng vào mục đích phúc lợi thì không phải trích khấu hao tính vào chi phí mà chỉ tính hao mòn TSCĐ
- Thời gian khấu hao của tài sản cố định dựa vào thời gian sử dụng hữu ích của tài sản nhưng để tránh chênh lệch chi phí khấu hao giữa thuế và kế toán thì thường kế toán chọn thời gian khấu hao căn cứ vào thông tư 45 năm 2013. (10/06/2013).=> Những tài sản trước đây (trước 10/06/2013) mà có giá trị nhỏ hơn 30 triệu thì kết chuyển vào chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn để phân bổ với thời gian là không quá 3 năm (36 tháng).
5.2 Phương pháp khấu hao
Căn cứ khả năng đáp ứng các điều kiện áp dụng quy định cho từng phương pháp trích khấu hao TSCĐ, doanh nghiệp đựơc lựa chọn các phương pháp phù hợp với từng loại tài sản cố định.
Có 3 phương pháp:
Phương pháp 1: khấu hao theo đường thẳng (khấu hao các năm đều nhau)
Hoặc:
Giá trị khấu hao hàng năm = Nguyên giá Chia (/) Số năm khấu hao
Thời gian trích khấu hao: là thời gian cần thiết mà doanh nghiệp thực hiện việc trích khấu hao TSCĐ để thu hồi vốn đầu tư TSCĐ.
- Thời gian trích cho mỗi TSCĐ đã được quy định tại TT45/2013.
Ví dụ:
- Phương tiện vận tải đường bộ trích khấu hao từ 6 – 10 năm
- Nhà cửa loại kiên cố sẽ được trích từ 25 – 50 năm
Phương pháp 2: Khấu hao theo số dư giảm dần (khấu hao những năm đầu là lớn và giảm dần theo thời gian). Hệ số điều chỉnh xác định theo thời gian trích khấu hao của tài sản cố định được quy định như sau:
Phương pháp 3: Khấu hao theo số lượng sản phẩm (mục đích là hạch toán chi phí khấu hao đúng và đủ)
Tài sản sử dụng phương pháp khấu hao này phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Trực tiếp liên quan đến việc sản xuất sản phẩm
- Xác định được tổng số lượng, khối lượng sản phẩm sản xuất theo công suất thiết kế của tài sản
- Công suất sử dụng thực tế bình quân tháng trong năm tài chính không thấp hơn 100% công suất thiết kế.
5.3 Kết cấu tài khỏan sử dụng: TK 214
Tài khỏan này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm hao mòn và giá trị hao mòn lũy kế của các loại TSCĐ và bất động sản đầu tư trong quá trình sử dụng do trích khấu hao TSCĐ, BĐS đầu tư.
Bên nợ: Giá trị hao mòn TSCĐ, BĐS đầu tư giảm do TSCĐ, BĐS đầu tư thanh lý, nhượng bán, điều động cho đơn vị khác, góp vốn liên doanh,…
Bên có: Giá trị hao mòn TSCĐ, BĐS đầu tư tăng do trích khấu hao TSCĐ, BĐS đầu tư.
Số dư đầu kỳ và cuối kỳ bên có: Giá trị hao mòn luỹ kế của TSCĐ, BĐS đầu tư hiện có ở đơn vị.
- Tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ, có 4 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 2141 – Hao mòn TSCĐ hữu hình
- Tài khoản 2142 – Hao mòn TSCĐ thuê tài chính
- Tài khoản 2143 – Hao mòn TSCĐ vô hình:
- Tài khoản 2147 – Hao mòn BĐS đầu tư
5.4 Chứng từ sử dụng: Bảng khấu hao TSCĐ
Cuối mỗi kỳ, kế toán sẽ lập ra Bảng khấu hao TSCĐ để thực hiện việc trích khấu hao cho từng tài sản sử dụng trong doanh nghiệp. Từ đó kế toán có thể quản lý đựơc tình hình sử dụng tài sản, giá trị còn lại, cũng như chi phí khấu hao cho từng bộ phận sử dụng tài sản.
5.5 Một số lưu ý:
- Trước khi trích khấu hao thì đơn vị phải thông báo cho cơ quan thuế về các loại tài sản doanh nghiệp đang sử dụng sẽ được thực hiện việc trích khấu hao theo phương pháp nào.
- Do TSCĐ có hình thái vật chất giống Hàng tồn kho. Do đó, đối với Hàng tồn kho kế toán sẽ mở Sổ chi tiết, còn đối với TSCĐ thì chúng ta sẽ mở thẻ theo dõi TSCĐ.
- Quyền sử dụng đất lâu dài thì không trích khấu hao. Riêng đối với quyền sử dụng đất có thời hạn thì kế toán cần phải trích khấu hao như những tài sản cố định khác.
- Doanh nghiệp cho thuê TSCĐ hoạt động phải trích khấu hao đối với TSCĐ cho thuê.
- Việc trích hay thôi trích khấu hao TSCĐ phải đựơc thực hiện bắt đầu từ ngày mà TSCĐ tăng hoặc giảm.
5.6 Nghiệp vụ phát sinh:
Định kỳ (Cuối tháng) dựa vào bảng trích khấu hao tài sản cố định, và phân loại các bộ phận sử dụng tài sản đó, kế toán sẽ ghi nhận vào chi phí riêng cho từng bộ phận, và hạch toán như sau:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6234)
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6274)
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (TK cấp 2 phù hợp)
